Mit Statistik Inventurkosten deutlich senken
Erstellt von Stat Control GmbH am 13.05.2011
Das Handelsgesetzbuch (HGB) ist eindeutig: „Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes (…) seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände (…) anzugeben“ (§ 240, 1 HGB).
Das Handelsgesetzbuch (HGB) ist eindeutig: „Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes (…) seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände (…) anzugeben“ (§ 240, 1 HGB). Aus dieser gesetzlichen Regelung ergab sich bis zum 1. Januar 1977 für Unternehmen die Verpflichtung, einmal im Jahr eine Vollinventur durchzuführen. Doch dann entschied der Gesetzgeber, dass „Stichprobenverfahren“ zulässig sind: „Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch mithilfe anerkannter mathematisch statistischer Methoden aufgrund von Stichproben ermittelt werden“ (§ 241, 1 HGB). Der Gesetzgeber verband mit dieser Regelung zwei Bedingungen: „Das Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Der Aussagewert des auf diese Weise aufgestellten Inventars muss dem Aussagewert eines aufgrund einer körperlichen Bestandsaufnahme aufgestellten Inventars gleichkommen“ (§ 241, 1 HGB).
Hintergrund der gesetzlichen Neuregelung war, dass Siemens in den 1970er Jahren damit begonnen hatte, Stichprobeninventuren vorzunehmen. Doch die deutschen Finanzbehörden sahen dieses Vorgehen zunächst kritisch, weshalb erst 1977 die Stichprobeninventur als Inventurvereinfachungsverfahren in das HGB aufgenommen wurde. Seitdem gibt es zwei grundsätzliche Methoden, das Inventar eines Unternehmens zu bestimmen: die Vollinventur und die Stichprobeninventur. Doch welche eignet sich im Unternehmensalltag am besten und welche Vor- und Nachteile bieten die Methoden?
Bei der Vollinventur werden alle gelagerten Materialien auf allen Lagerplätzen gezählt. Dies erfolgt bei der Stichtagsinventur an einem bestimmten Tag im Jahr, oder als permanente Inventur über das Jahr verteilt. Die Vollinventur führt zu sehr hohen Kosten: Sie können bis zu acht Prozent des Wertes ausmachen, der in den Lagerbeständen steckt. Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass die Vollinventur in keiner Weise mit Wertschöpfung verbunden ist. Außerdem besteht die Gefahr, dass sich sogar die Qualität der Lagerbuchhaltung verschlechtert: Gravierende Zählfehler sind möglich, da die Aufnahme aller Lagerpositionen eine langwierige und monotone Tätigkeit darstellt – und oft Hilfskräfte oder wenig qualifiziertes Personal zum Einsatz kommen. Schließlich wird der normale Geschäftsablauf empfindlich gestört.
In der Praxis sieht eine Vollinventur so aus, wie sie bis vor Kurzem auch bei der Standardwerk Eugen Reis GmbH durchgeführt wurde. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Bruchsal und stellt mit rund 100 Mitarbeitern u. a. für das Bankgewerbe Geldautomaten sowie Maschinen, die Münzen und Geldscheine verarbeiten können, her. Das Hochregallager der Firma umfasst 12.000 Positionen: „Bei der früher üblichen Vollinventur mussten bis zu 15 Mitarbeiter acht bis neun Arbeitstage Material im Lager zählen“, berichtet der Leiter der IT-Abteilung, Wolfgang Hörrle.
Einen ähnlich großen Arbeitsaufwand gab es auch bei der EDEKA Handelsgesellschaft Nordbayern, Sachsen, Thüringen mbH, die insgesamt fünf Lager verwaltet: „Pro Lagerstandort waren bei einer Vollaufnahme bis zu 200 Mitarbeiter fast einen ganzen Arbeitstag beschäftigt“, so der WAMAS-Administrator Markus Langer. „Dazu gehörten die Vorbereitung, körperliche Bestandsaufnahme und eventuelle Rückerfassung von Inventurlisten.“
Auch eine der großen Textilketten in Deutschland, Ernsting´s family, sammelte ähnliche Erfahrungen mit der Vollinventur: „Da waren 100 Mitarbeiter pro Standort einen ganzen Tag beschäftigt“, berichtet Alfons Tröster, Leiter der Anwendungsentwicklung in diesem Unternehmen. Zwei Zentrallager betreibt Ernsting´s family, und zwar in Coesfeld-Lette und Klieken bei Dessau. In jedem Lager befinden sich rund 20.000 Artikel, die an 1.500 Filialen in Deutschland ausgeliefert werden.
Die genannten Erfahrungen der Unternehmen zeigen, dass Vollinventuren mit einem erheblichen Ressourcenaufwand verbunden sind. Stichprobeninventuren sind in der Lage, diesen Aufwand um bis zu 95 Prozent zu reduzieren. Wie es der Name schon sagt, ist hierbei eine repräsentative Stichprobe aus einer Grundgesamtheit, dem Lagerbestand, zu ziehen. Sie wird ausgewertet und ermöglicht es, die Zuverlässigkeit einer Lagerbuchführung zu prüfen. Das kann nicht nur im Rahmen einer jährlich vorgeschriebenen Inventur geschehen, sondern auch zur laufenden Kontrolle des Bestandes im Geschäftsjahr.
Es gibt im Rahmen der Stichprobeninventur mehrere zulässige Verfahren und Optionen. Je nach Lagersituation empfehlen sich die Hochrechenverfahren oder der Sequenzialtest. Die Stichprobeninventur kann wie die Vollinventur zum Stichtag oder permanent durchgeführt werden. Zudem lassen sich weitere Parameter, wie z.B. Toleranzen beim Seqenzialtest oder der Umfang der Vollaufnahmepositionen, einsetzen, um die Stichprobenverfahren zu optimieren. Eine genaue Kenntnis der Möglichkeiten und einschlägigen Vorschriften ist nötig, um die Stichprobeninventur mit größter Effizienz und Sicherheit einzusetzen.
Typische Hochrechnungs-Programme arbeiten in der folgenden Weise: Es wird eine optimale Stichprobenzahl ermittelt, wobei verschiedene Schichtungsmodelle herangezogen werden. Ein Zufallsgenerator ermittelt die zu zählenden Positionen, die in einer Zählliste erfasst werden. Die Zählergebnisse werden aufgenommen – und die Software zeigt alle Differenzen an, wobei sie genau prüft, ob die gesetzlichen Grenzen bei den Buch-Ist-Abweichungen überschritten werden. Dabei kommen die Mittelwert-, Differenzen-, Verhältnis- und Regressionsschätzung zum Einsatz. Wichtig ist, dass alle Unterlagen genau nach den Richtlinien des Instituts der Wirtschaftsprüfer erstellt werden. Das Institut schreibt vor, dass die Kennzahlen bei einer Stichprobeninventur bestimmte Toleranzen nicht überschreiten dürfen. Zum Beispiel wird festgelegt: Der relative Stichprobenfehler muss unter einem Prozent liegen; diese Kennziffer steht für die Genauigkeit einer Schätzung.
Eine Sonderform der Stichprobeninventur stellt der Sequenzialtest dar. Er stellt für Lager mit hoher Bestandssicherheit das Verfahren mit dem geringsten Aufwand dar; im Idealfall reichen bereits 30 Positionen für die Stichprobeninventur. Er wurde ursprünglich für den Einsatz in automatischen Lagern entwickelt. Mit zunehmender Bestandssicherheit kommt er aber immer häufiger auch in konventionellen Lagern zum Einsatz.
Bewährte IT-Lösungen zur Durchführung von Stichprobeninventuren bietet die Firma Stat Control mit Stasam, Staseq und StaCol an. Stasam erlaubt als Hochrechnungsverfahren per Mittelwert-, Differenzen-, Verhältnis- und Regressionsschätzung bei der Stichprobeninventur größere Toleranzen und wird in erster Linie in konventionellen Lagern eingesetzt. Staseq ist ein Sequenzialtest für Lager mit hoher Bestandssicherheit und bietet den geringsten Zählaufwand. StaCol ergänzt beide Lösungen, so dass die Aufnahme von Zahlen ohne Papier und Bleistift über Tastatur oder Stimme per MDE-Gerät möglich wird. Bei der Beratung zur Ein- und Durchführung der Stichprobeninventur greift Stat Control auf 20 Jahre Erfahrung zurück.
Die Vorteile gegenüber der klassischen Vollinventur zeigen sich vor allem in den benötigten Ressourcen: So ist bei Ernsting’s family der Zeit- und Kostenaufwand deutlich zurückgegangen seit man mit STASAM arbeitet. Eine Stichprobeninventur dauert nur noch einen halben bis dreiviertel Tag und in jedem Lager müssen nur noch 20 Mitarbeiter diese Arbeit erledigen. Ein ähnliches Bild ergibt sich bei der EDEKA Handelsgesellschaft Nordbayern, Sachsen, Thüringen mbH: „Über alle fünf Standorte zusammengerechnet waren nur ca. 150 Personen mit der Inventur beschäftigt“, berichtet Markus Langer. „Der Zeitbedarf pro Standort betrug lediglich drei bis vier Stunden.“ Auch die Standardwerk Eugen Reis GmbH verwendet seit 2005 das Programm STASAM von Stat Control: Nur noch fünf Mitarbeiter sind nötig, um in zwei Arbeitstagen die Inventur durchzuführen. Wolfgang Hörrle freut sich: „Für viele Mitarbeiter ist die lästige Inventur von einem Ärgernis fast zu einem Event geworden.“
Hintergrund der gesetzlichen Neuregelung war, dass Siemens in den 1970er Jahren damit begonnen hatte, Stichprobeninventuren vorzunehmen. Doch die deutschen Finanzbehörden sahen dieses Vorgehen zunächst kritisch, weshalb erst 1977 die Stichprobeninventur als Inventurvereinfachungsverfahren in das HGB aufgenommen wurde. Seitdem gibt es zwei grundsätzliche Methoden, das Inventar eines Unternehmens zu bestimmen: die Vollinventur und die Stichprobeninventur. Doch welche eignet sich im Unternehmensalltag am besten und welche Vor- und Nachteile bieten die Methoden?
Bei der Vollinventur werden alle gelagerten Materialien auf allen Lagerplätzen gezählt. Dies erfolgt bei der Stichtagsinventur an einem bestimmten Tag im Jahr, oder als permanente Inventur über das Jahr verteilt. Die Vollinventur führt zu sehr hohen Kosten: Sie können bis zu acht Prozent des Wertes ausmachen, der in den Lagerbeständen steckt. Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass die Vollinventur in keiner Weise mit Wertschöpfung verbunden ist. Außerdem besteht die Gefahr, dass sich sogar die Qualität der Lagerbuchhaltung verschlechtert: Gravierende Zählfehler sind möglich, da die Aufnahme aller Lagerpositionen eine langwierige und monotone Tätigkeit darstellt – und oft Hilfskräfte oder wenig qualifiziertes Personal zum Einsatz kommen. Schließlich wird der normale Geschäftsablauf empfindlich gestört.
In der Praxis sieht eine Vollinventur so aus, wie sie bis vor Kurzem auch bei der Standardwerk Eugen Reis GmbH durchgeführt wurde. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Bruchsal und stellt mit rund 100 Mitarbeitern u. a. für das Bankgewerbe Geldautomaten sowie Maschinen, die Münzen und Geldscheine verarbeiten können, her. Das Hochregallager der Firma umfasst 12.000 Positionen: „Bei der früher üblichen Vollinventur mussten bis zu 15 Mitarbeiter acht bis neun Arbeitstage Material im Lager zählen“, berichtet der Leiter der IT-Abteilung, Wolfgang Hörrle.
Einen ähnlich großen Arbeitsaufwand gab es auch bei der EDEKA Handelsgesellschaft Nordbayern, Sachsen, Thüringen mbH, die insgesamt fünf Lager verwaltet: „Pro Lagerstandort waren bei einer Vollaufnahme bis zu 200 Mitarbeiter fast einen ganzen Arbeitstag beschäftigt“, so der WAMAS-Administrator Markus Langer. „Dazu gehörten die Vorbereitung, körperliche Bestandsaufnahme und eventuelle Rückerfassung von Inventurlisten.“
Auch eine der großen Textilketten in Deutschland, Ernsting´s family, sammelte ähnliche Erfahrungen mit der Vollinventur: „Da waren 100 Mitarbeiter pro Standort einen ganzen Tag beschäftigt“, berichtet Alfons Tröster, Leiter der Anwendungsentwicklung in diesem Unternehmen. Zwei Zentrallager betreibt Ernsting´s family, und zwar in Coesfeld-Lette und Klieken bei Dessau. In jedem Lager befinden sich rund 20.000 Artikel, die an 1.500 Filialen in Deutschland ausgeliefert werden.
Die genannten Erfahrungen der Unternehmen zeigen, dass Vollinventuren mit einem erheblichen Ressourcenaufwand verbunden sind. Stichprobeninventuren sind in der Lage, diesen Aufwand um bis zu 95 Prozent zu reduzieren. Wie es der Name schon sagt, ist hierbei eine repräsentative Stichprobe aus einer Grundgesamtheit, dem Lagerbestand, zu ziehen. Sie wird ausgewertet und ermöglicht es, die Zuverlässigkeit einer Lagerbuchführung zu prüfen. Das kann nicht nur im Rahmen einer jährlich vorgeschriebenen Inventur geschehen, sondern auch zur laufenden Kontrolle des Bestandes im Geschäftsjahr.
Es gibt im Rahmen der Stichprobeninventur mehrere zulässige Verfahren und Optionen. Je nach Lagersituation empfehlen sich die Hochrechenverfahren oder der Sequenzialtest. Die Stichprobeninventur kann wie die Vollinventur zum Stichtag oder permanent durchgeführt werden. Zudem lassen sich weitere Parameter, wie z.B. Toleranzen beim Seqenzialtest oder der Umfang der Vollaufnahmepositionen, einsetzen, um die Stichprobenverfahren zu optimieren. Eine genaue Kenntnis der Möglichkeiten und einschlägigen Vorschriften ist nötig, um die Stichprobeninventur mit größter Effizienz und Sicherheit einzusetzen.
Typische Hochrechnungs-Programme arbeiten in der folgenden Weise: Es wird eine optimale Stichprobenzahl ermittelt, wobei verschiedene Schichtungsmodelle herangezogen werden. Ein Zufallsgenerator ermittelt die zu zählenden Positionen, die in einer Zählliste erfasst werden. Die Zählergebnisse werden aufgenommen – und die Software zeigt alle Differenzen an, wobei sie genau prüft, ob die gesetzlichen Grenzen bei den Buch-Ist-Abweichungen überschritten werden. Dabei kommen die Mittelwert-, Differenzen-, Verhältnis- und Regressionsschätzung zum Einsatz. Wichtig ist, dass alle Unterlagen genau nach den Richtlinien des Instituts der Wirtschaftsprüfer erstellt werden. Das Institut schreibt vor, dass die Kennzahlen bei einer Stichprobeninventur bestimmte Toleranzen nicht überschreiten dürfen. Zum Beispiel wird festgelegt: Der relative Stichprobenfehler muss unter einem Prozent liegen; diese Kennziffer steht für die Genauigkeit einer Schätzung.
Eine Sonderform der Stichprobeninventur stellt der Sequenzialtest dar. Er stellt für Lager mit hoher Bestandssicherheit das Verfahren mit dem geringsten Aufwand dar; im Idealfall reichen bereits 30 Positionen für die Stichprobeninventur. Er wurde ursprünglich für den Einsatz in automatischen Lagern entwickelt. Mit zunehmender Bestandssicherheit kommt er aber immer häufiger auch in konventionellen Lagern zum Einsatz.
Bewährte IT-Lösungen zur Durchführung von Stichprobeninventuren bietet die Firma Stat Control mit Stasam, Staseq und StaCol an. Stasam erlaubt als Hochrechnungsverfahren per Mittelwert-, Differenzen-, Verhältnis- und Regressionsschätzung bei der Stichprobeninventur größere Toleranzen und wird in erster Linie in konventionellen Lagern eingesetzt. Staseq ist ein Sequenzialtest für Lager mit hoher Bestandssicherheit und bietet den geringsten Zählaufwand. StaCol ergänzt beide Lösungen, so dass die Aufnahme von Zahlen ohne Papier und Bleistift über Tastatur oder Stimme per MDE-Gerät möglich wird. Bei der Beratung zur Ein- und Durchführung der Stichprobeninventur greift Stat Control auf 20 Jahre Erfahrung zurück.
Die Vorteile gegenüber der klassischen Vollinventur zeigen sich vor allem in den benötigten Ressourcen: So ist bei Ernsting’s family der Zeit- und Kostenaufwand deutlich zurückgegangen seit man mit STASAM arbeitet. Eine Stichprobeninventur dauert nur noch einen halben bis dreiviertel Tag und in jedem Lager müssen nur noch 20 Mitarbeiter diese Arbeit erledigen. Ein ähnliches Bild ergibt sich bei der EDEKA Handelsgesellschaft Nordbayern, Sachsen, Thüringen mbH: „Über alle fünf Standorte zusammengerechnet waren nur ca. 150 Personen mit der Inventur beschäftigt“, berichtet Markus Langer. „Der Zeitbedarf pro Standort betrug lediglich drei bis vier Stunden.“ Auch die Standardwerk Eugen Reis GmbH verwendet seit 2005 das Programm STASAM von Stat Control: Nur noch fünf Mitarbeiter sind nötig, um in zwei Arbeitstagen die Inventur durchzuführen. Wolfgang Hörrle freut sich: „Für viele Mitarbeiter ist die lästige Inventur von einem Ärgernis fast zu einem Event geworden.“
Weitere Informationen und Angaben finden Sie unter http://itseiten.de/firma/stat-control-gmbh/news/37.